Controle financeiro da oficina: orçamento aprovado ainda não é caixa

Na oficina mecânica o papel anda na frente do dinheiro. O cliente ouve o orçamento, aprova no WhatsApp, você compra a peça e só recebe quando o carro fica pronto. Às vezes recebe uma parte. Às vezes o carro sai e a diferença fica para o dia do pagamento. Tratar orçamento aprovado como dinheiro em caixa é o furo mais comum.

Controle financeiro da oficina guarda três fatos separados: o que foi orçado, o que já saiu para comprar peça e o que o cliente já pagou. O Severino não abre ordem de serviço, não controla prateleira de peça e não acompanha o status do carro no elevador. Ele registra dinheiro e pendência.

Orçamento aprovado não é recebimento

“Pode fazer” é autorização de serviço. Não é Pix. O valor orçado ajuda você a decidir se compra a peça. Ele não entra no saldo. Se o mês soma orçamentos aprovados, a oficina parece faturar carros que ainda estão na rua.

• Orçamento enviado e ainda sem resposta: nem entrada, nem pendência de cliente.
• Orçamento aprovado, serviço não começou: continua fora do caixa.
• Sinal pago para reservar a peça: entrada, com o nome do serviço.
• Cliente pagou o total na retirada: entrada do valor que entrou naquele dia.
• Cliente levou o carro e ficou devendo uma parte: a parte paga é entrada, o resto é pendência.

Mão de obra e peça podem estar no mesmo preço combinado ou em linhas separadas do seu orçamento. Para o caixa, o que importa é quanto entrou e quanto saiu, não o nome da linha. Se você quer ver a peça separada da mão de obra, escreva isso na descrição do lançamento. O sistema não monta o orçamento por você.

Peça comprada antes de o cliente pagar

A peça sai do caixa na autopeças, muitas vezes no mesmo dia da aprovação, e o cliente só paga na sexta. Esse intervalo é o risco da oficina: dinheiro foi embora, carro ainda não foi buscado, e o saldo não pode fingir que a venda já aconteceu.

Registre a compra quando pagar: “pastilha do Civic do André, 180 no Pix da autopeças”. Se a autopeças deixou para o boleto, é pendência com o fornecedor até o pagamento. Peça comprada e não usada, porque o cliente desistiu, continua sendo saída que já aconteceu. A devolução, se a loja aceitar, é entrada no dia em que o dinheiro ou o crédito voltar.

• Peça específica de um carro: amarre o gasto ao serviço na descrição.
• Peça de estoque geral, óleo, filtro que você compra para vários carros: saída do dia, sem fingir que pertence a um orçamento só.
• Frete da peça: saída junto da compra.
• Garantia em que você troca a peça sem cobrar o cliente: saída sem entrada nova.

Pendência de quem busca o carro

O carro pronto no pátio não é dinheiro. Enquanto o cliente não paga, o serviço aprovado é expectativa. Combine, na descrição, o que ficou: “André, serviço 640, pagou 200, faltam 440”. Os 200 entram. Os 440 ficam pendentes. Se você lançar 640 porque o orçamento era esse, o caixa mente em 440.

Cliente que some com o carro pronto é pendência em aberto, mais a peça que você já pagou. Cobrar é outra conversa, e o guia de fiado ajuda no lembrete. Aqui o ponto é não dar o valor como recebido. Também não cancele a compra da peça: ela já saiu.

Aprovação libera o serviço. Caixa só muda quando a peça é paga ou o cliente paga.

Exercício de um freio, com números fictícios

Exercício ilustrativo. Não é tabela de oficina nem preço de peça.

• Orçamento falado: 640 reais, sendo a conta que o dono passou ao cliente.
• Cliente aprovou e pagou sinal de 200 no Pix.
• Pastilha e disco na autopeças: 260 no débito, no mesmo dia.
• Na retirada, o cliente paga 300 em dinheiro e pede para deixar 140 para a quinzena.
• Não houve devolução de peça.

Entrou 200 mais 300, total 500. Saiu 260 da peça. Pendente com o cliente: 140. Neste exercício o dinheiro que já passou é 500 menos 260, ou 240, e ainda há 140 que não estão na conta. Quem lança os 640 do orçamento no dia da aprovação vê um caixa que não existe. Quem esquece os 260 da autopeças acha que sobraram 500.

Adiantamento da mão de obra e peça de outro carro

Às vezes o cliente paga a mão de obra na entrada e a peça só entra no orçamento depois do diagnóstico. Lance o que entrou com a palavra adiantamento e o nome do carro. Quando a peça for comprada, a saída é outra linha. Quando o serviço fechar, registre só a diferença que ainda foi paga, não o orçamento inteiro de novo.

Peça que serviu em outro carro porque o primeiro cliente desistiu continua ligada à compra original. Não apague aquela saída. Se o segundo cliente pagar a peça, a entrada nova quita o buraco. Se ninguém pagar, o buraco fica visível no saldo, que é melhor do que um estoque imaginário que o Severino não controla.

Cliente que busca o carro no sábado e paga metade em dinheiro e metade na maquininha gera duas entradas no mesmo dia, com o mesmo nome de serviço. Some as duas para saber o que ele quitou. A diferença que ficou para segunda continua pendência, mesmo que o carro já tenha saído do pátio. Guincho pago para trazer o carro até a oficina é saída sua no dia do pagamento ao guincheiro. Se o cliente reembolsa o guincho, essa parte é entrada separada, não um desconto imaginário na peça.

O que registrar pelo WhatsApp entre um carro e outro

Texto curto ou áudio, com o nome do cliente e o fato: “sinal do André, 200 no Pix, freio” e, mais tarde, “autopeças do André, 260 no débito”. Foto da nota da autopeças entra como comprovante. O Severino mostra a leitura e só grava depois que você confirma. Orçamento aprovado, se você quiser guardar o número, pode ir numa nota sua. Ele não deve ser lançado como entrada.

O painel lista entradas, saídas e saldo. Dá para perguntar o que ficou pendente. PDF e exportação levam o histórico para você conferir com a autopeças. Nada disso substitui a ordem de serviço da oficina, o controle de peça na prateleira ou um sistema de oficina. Prestador que cobra sinal e parcela tem um guia vizinho, com outro ritmo de serviço.